Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public, cu modificările ulterioare, constituie cadrul general în materia protecției persoanelor care raportează încălcări ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă, în cadrul autorităților, instituțiilor publice, altor persoane juridice de drept public, precum și în cadrul persoanelor juridice de drept privat.

Legea stabilește o serie de măsuri destinate protecției celor care atrag atenția asupra unor nereguli întâlnite într-o companie, ce au devenit aplicabile companiilor cu peste 250 de angajați încă de la momentul intrării în vigoare a acestei legi – 22 decembrie 2022 -, iar pentru companiile care au între 50 și 249 de angajați noile obligații se aplică din 17 decembrie 2023.

Cea mai importantă obligație pe care angajatorul o are este aceea de a avea canale interne de raportare pe care avertizorii să le poată folosi ca să raporteze încălcările legii.

Raportarea este comunicarea făcută de avertizor, fie scris, fie oral, de informații privind orice faptă ce reprezintă o încălcare a legii.

Un tip de raportare este cea internă, care se realizează prin „mijloacele puse la dispoziție de autoritățile, instituțiile publice, persoanele juridice de drept public, precum și de persoanele juridice de drept privat pentru efectuarea de raportări privind încălcări ale legii, acestea constituind canalele interne de raportare”.

Raportarea internă reprezintă regula, deși legea îi stabilește avertizorului dreptul de a alege între canalul intern de raportare și cel extern, în anumite condiții. De raportarea internă, Legea avertizorilor leagă un întreg ansamblu de obligații pentru entitățile vizate – adică autorități, instituții publice, persoane juridice de drept public sau privat.

Totodată, angajatorii trebuie să informeze angajații despre existența și accesibilitatea canalelor de raportare.

În ceea ce privește procedura privind raportarea internă companiile trebuie să aibă în vedere:
– Modalitatea de gestionare a raportărilor, astfel încât să fie asigurată confidențialitatea identității avertizorului și al oricărui terț implicat.
– Obligația de a confirma avertizorului primirea raportării în cel mult 7 zile de la primire.
– Desemnarea unei persoane /compartiment/terț responsabil cu procedura de raportare.
– Obligația de informare a avertizorului privind stadiul acțiunilor subsecvente raportării în termen de 3 luni de la confirmarea primirii sau de la expirarea termenului de confirmare, dacă aceasta nu a fost transmisă, precum și ori de câte ori acțiunile evoluează și nu există riscul de a periclita desfășurarea acestora.
– Obligația de informa conducerea societății și avertizorul cu privire la modalitatea de soluționare a raportării.
– Obligația de oferi informații clare și ușor accesibile privind procedurile de raportare externă către autoritățile competente.
– Persoana desemnată, precum și mijloacele de raportare trebuie comunicate angajaților, prin afișare pe pagina de internet și prin afișare la sediu, într-un loc vizibil și accesibil.
– Obligația de a se asigura că cel puțin un mijloc de raportare este accesibil.
– Obligația de a păstra evidența raportărilor într-un registru care poate fi ținut pe suport de hârtie sau electronic și care se păstrează în condiții de confidențialitate.

Companiile au obligația de a desemna o persoană, un compartiment sau un terț „cu atribuții în ceea ce privește primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acțiuni subsecvente și soluționarea raportărilor, care să acționeze cu imparțialitate și care să fie independent în exercitarea acestor atribuții”.
„Persoana desemnată, precum și mijloacele de raportare trebuie aduse la cunoștința fiecărui angajat, prin afișare pe pagina de internet a instituției și prin afișare la sediu, într-un loc vizibil și accesibil. Angajatorul trebuie să se asigure că, în orice moment, cel puțin un mijloc de raportare este accesibil”, prevede legea.

Este interzisă orice formă de represalii împotriva avertizorilor pentru efectuarea respectivei raportări, cum ar fi suspendarea contractului de muncă, concedierea, retrogradarea, sancțiuni disciplinare, discriminarea, refuzul de a transforma un contract de muncă pe perioadă determinată într-unul pe perioadă nedeterminată etc.În cazul în care canalul de raportare este o linie telefonică neînregistrată, conversația se documentează de către persoana desemnată într-un proces-verbal de transcriere completă şi exactă, cu oferirea posibilității avertizorului de a verifica, rectifica şi de a-şi exprima acordul cu privire la conținut, prin semnarea acestuia.

În cazul în care se utilizează o linie telefonică înregistrată, obligația de a documenta raportarea se poate realiza prin înregistrarea conversației cu acordul avertizorului. În lipsa consimțământului avertizorului pentru transcrierea sau înregistrarea conversației, acesta poate fi îndrumat să raporteze în scris.

În cazul în care avertizorul solicită ca raportarea să aibă loc în prezența persoanei desemnate, aceasta are obligația de a întocmi un proces-verbal de consemnare, al cărui conținut este certificat de avertizor prin semnătura sa. Dacă avertizorul nu își exprimă consimțământul pentru transcrierea sau înregistrarea conversației, acesta este îndrumat să raporteze în scris, pe suport de hârtie sau in format electronic, la o adresă de poștă dedicată.

Maniera de soluționare a aspectelor semnalate poate consta inclusiv în clasare atunci când nu au fost transmise suficiente informații pentru soluționarea solicitării sau în închiderea procedurii dacă se constată că este vorba de o încălcare minoră care nu necesită acțiuni subsecvente suplimentare.